Einsatzliste erstellen: Pflichtfelder, Formate, Fehler

Die Einsatzliste ist das Dokument, mit dem du deinem Auftraggeber belegst, wer wann wo im Einsatz ist — und dass jede Kraft registriert und qualifiziert ist. Als Subunternehmer eines Generalunternehmers lieferst du sie meist in dessen festem Format. Fehlende Pflichtfelder oder ein falsches Layout führen zu Rückfragen und kosten dich Zeit kurz vor dem Einsatz.

Was ist eine Einsatzliste und wer verlangt sie?

Die Einsatzliste ist die namentliche Aufstellung aller Kräfte für einen konkreten Einsatz, mit ihren Zeiten, Positionen und Nachweisen. Sie ist die Schnittstelle zwischen dir als Subunternehmer und dem Generalunternehmer, der den Gesamtauftrag hält.

Der Generalunternehmer stellt aus den Listen mehrerer Subunternehmer die Gesamtbesetzung zusammen. Damit das zusammenpasst, gibt er in der Regel Format und Pflichtfelder vor. Deine Liste ist damit nicht nur eine interne Planung, sondern ein Nachweis, den ein Dritter prüft.

Welche Felder erwartet der Generalunternehmer?

Die genauen Felder unterscheiden sich je Auftraggeber, aber ein Kern kehrt fast immer wieder.

Feld	Warum es verlangt wird	Typischer Fehler
Name der Kraft	Eindeutige Zuordnung der Person	Rufname statt vollständiger Name
Bewacher-ID	Beleg der Registrierung im Bewacherregister	Feld leer oder veraltete ID
Qualifikation / §34a-Nachweis	Nachweis der Einsatzfähigkeit für die Position	Abgelaufener Nachweis übersehen
Einsatzzeit / Schicht	Abgleich mit der Gesamtbesetzung	Zeiten stimmen nicht mit der Planung überein
Position / Bereich	Zuordnung im Einsatzkonzept	Bereich fehlt oder ist unklar
Kontakt	Erreichbarkeit am Einsatztag	Veraltete Nummer

Die Bewacher-ID stammt aus dem Bewacherregister, in dem jede Wachperson vor dem Einsatz registriert wird. Auftraggeber verlangen sie, um zu sehen, dass deine Kräfte ordnungsgemäß gemeldet sind.

Warum das Abtippen ins GU-Format der größte Zeitfresser ist

Der eigentliche Aufwand ist selten das Planen — es ist das Übertragen. Deine internen Daten stehen in der einen Struktur, das Format des Auftraggebers verlangt eine andere: andere Spaltenreihenfolge, andere Bezeichnungen, andere Blätter.

Jede Änderung macht die Arbeit doppelt. Fällt eine Kraft aus und rückt eine andere nach, tippst du nicht nur deinen Plan um, sondern auch die Liste im GU-Format neu. Am Spieltagmorgen, wenn kurzfristig noch etwas kippt, ist genau das die Stelle, an der Fehler passieren — und an der Zeit fehlt.

Deshalb kippt hier so oft die Schichtplanung in Excel: Das Raster kann man abbilden, das wiederholte Übertragen ins fremde Format bleibt Handarbeit.

Wie lieferst du die Liste 1:1 im Format des Auftraggebers?

Der Weg mit den wenigsten Fehlern ist, das Auftraggeber-Format einmal zu hinterlegen und die Liste per Knopfdruck daraus zu erzeugen — statt sie jedes Mal neu abzutippen. Sentri exportiert die Einsatzliste im Original-XLSX-Template des Auftraggebers: Namen, Bewacher-IDs, Qualifikationen und Zeiten landen in seinen Spalten, nicht in einem Standard-Export. Ändert sich etwas, exportierst du neu, statt von vorn zu tippen.

Damit das trägt, müssen die Stammdaten sauber sein — insbesondere die Qualifikations- und DFB-Nachweise mit ihren Ablaufdaten, damit nur einsatzfähige Kräfte auf der Liste stehen.

Checkliste vor dem Versand

Bevor die Liste rausgeht, prüfe:

1. Vollständigkeit — jede eingeplante Kraft steht drauf, keine Doppelung.
2. Bewacher-IDs — gesetzt und aktuell.
3. Qualifikationen gültig — kein abgelaufener §34a- oder DFB-Nachweis für die jeweilige Position.
4. Zeiten und Positionen — stimmen mit der aktuellen Planung überein.
5. Format — das vom Auftraggeber vorgegebene Layout, nicht dein Standard.
6. Frist — genug Puffer nach der letzten Änderung für Prüfung und Versand.

Wenn diese sechs Punkte sitzen, akzeptiert der Auftraggeber die Liste ohne Rückfrage — und genau das ist das Ziel. In einer Demo mit Beispieldaten kannst du durchspielen, wie der Export ins Auftraggeber-Format funktioniert.